Bij een rebranding verandert veel tegelijk: naam, logo, website, drukwerk. Het telefoonnummer hoeft niet mee te veranderen. Juist een vertrouwd nummer helpt klanten om het bedrijf achter de nieuwe naam te herkennen.
Waarom het nummer het houvast is
Klanten zien een nieuwe naam en vragen zich af of het nog hetzelfde bedrijf is. Het telefoonnummer dat al jaren in hun adresboek staat, beantwoordt die vraag. Als ze bellen en een bekende stem of een herkenbaar keuzemenu horen, is de overgang voor hen gemaakt. Vervangt u ook het nummer, dan moeten klanten twee dingen tegelijk opnieuw leren.
Wat u aan de telefoon moet aanpassen
Het nummer blijft, maar alles wat de beller hoort, noemt nog de oude naam. Loop deze onderdelen na:
- De welkomsttekst: “U belt met [oude naam]” wordt de nieuwe naam.
- Het keuzemenu, als afdelingen of diensten een andere naam krijgen.
- De meldingen buiten openingstijden en in de wachtrij.
- De voicemailbegroeting.
- Hoe medewerkers opnemen: spreek af vanaf welke datum de nieuwe naam wordt gebruikt.
Een overgangsperiode in de welkomsttekst
Een paar maanden lang kunt u beide namen noemen. Bijvoorbeeld: “Welkom bij [nieuwe naam], voorheen [oude naam].” Zo weet een beller die het nummer uit een oude factuur heeft direct dat hij goed zit. Houd de tekst kort; na een paar maanden kan de oude naam eruit.
Vergeet ook de plekken niet waar het nummer naast de oude naam staat: het bedrijfsprofiel in zoekmachines, online gidsen, de e-mailhandtekening en de belettering van bedrijfsauto’s. Het nummer blijft gelijk, maar de naam ernaast moet overal tegelijk veranderen, anders lijkt het voor een klant alsof er twee bedrijven zijn.
Wanneer toch een nieuw nummer?
Er zijn situaties waarin een nieuw nummer wel past. Bijvoorbeeld als de rebranding samenvalt met een nieuwe doelgroep, als u van regionaal naar landelijk gaat en een landelijk 085-nummer of 0800-nummer wilt, of als de nieuwe naam zich goed leent voor een naamnummer. U kunt dan het nieuwe nummer erbij nemen en het oude nummer laten doorschakelen, zodat klanten met het oude nummer nog steeds uitkomen waar ze moeten zijn.
En de naam op het contract?
Een nieuwe merknaam is iets anders dan een nieuwe juridische entiteit. Blijft dezelfde onderneming eigenaar, dan verandert er aan het contract meestal niets. Verandert de onderneming zelf, bijvoorbeeld bij een fusie of een nieuwe bv, dan is een wijziging van de tenaamstelling nodig. Wilt u de naam op uw facturen laten aanpassen, neem dan contact op.
Veelgestelde vragen
Moet ik de welkomsttekst professioneel laten inspreken?
Dat is niet nodig, maar het helpt bij een rebranding om de nieuwe naam duidelijk en rustig te laten uitspreken. Tips staan in het artikel over welkomstteksten.