Een telefoonnummer vermelden lijkt eenvoudig, maar een verkeerde notatie of een oud nummer op een factuur kost u gemiste gesprekken. Zo schrijft u uw nummer overal duidelijk en consequent.
Kies één schrijfwijze en houd die vast
Klanten herkennen uw nummer sneller als het overal op dezelfde manier staat. Kies daarom één vaste notatie en gebruik die op uw website, facturen, offertes, e-mailhandtekeningen, bedrijfswagens en visitekaartjes.
Gebruikelijk is om het voorvoegsel los te zetten en de rest in kleine groepjes te verdelen. Een servicenummer schrijft u bijvoorbeeld als 0800 0900 088. Een netnummer schrijft u met het netnummer apart, zoals 010 123 45 67 of 0111 12 34 56. Gebruik liever spaties dan streepjes of haakjes; dat leest rustig en is internationaal het best te begrijpen.
Internationale notatie: wel of niet?
Bent u ook vanuit het buitenland bereikbaar, dan kunt u de internationale notatie gebruiken: +31 gevolgd door het nummer zonder de eerste 0, bijvoorbeeld +31 10 123 45 67. Zet nooit +31 (0) neer: dat is verwarrend, want de 0 mag er dan juist niet bij.
Let op bij 0800- en 0900-nummers. Die zijn meestal niet vanuit het buitenland te bellen, dus een internationale notatie wekt verkeerde verwachtingen. Heeft u buitenlandse klanten, vermeld dan een nummer dat daar wel voor werkt. Welke nummers dat zijn, leest u in bereikbaar vanuit het buitenland.
Op de website: maak het nummer klikbaar
Veel bezoekers bekijken uw website op hun telefoon. Maak het nummer daarom klikbaar, zodat ze met één tik bellen. In de code gebruikt u daarvoor een link met tel: gevolgd door het nummer in internationale notatie, zonder spaties. Zet het nummer bovendien als gewone tekst op de pagina, niet alleen in een afbeelding: dan kunnen zoekmachines en schermlezers het lezen.
Vermeld ook uw openingstijden bij het nummer. Dat voorkomt dat klanten buiten kantooruren tevergeefs bellen.
Op facturen en offertes
Een factuur is vaak het document dat een klant bewaart en later weer pakt als er een vraag is. Het nummer op de factuur moet dus het nummer zijn waarop u vragen over facturen ook echt beantwoordt. Een paar tips:
- Werk uw factuursjabloon bij zodra u een nieuw nummer neemt; oude sjablonen blijven vaak lang in gebruik.
- Gebruik voor facturatievragen geen betaald nummer; klanten die over een bestaande overeenkomst bellen, horen niet extra te betalen.
- Heeft u een aparte afdeling voor facturen, geef die dan een eigen nummer of een keuze in uw keuzemenu.
Controlelijst bij een nummerwissel
Stapt u over op een nieuw nummer, loop dan deze plekken na: website en contactpagina, e-mailhandtekeningen, factuur- en offertesjablonen, briefpapier, bedrijfsprofielen op kaarten en in zoekmachines, sociale media, bedrijfswagens, verpakkingen en uw algemene voorwaarden. Laat het oude nummer bij voorkeur nog een tijd doorschakelen naar het nieuwe.