Wie belt, laat persoonsgegevens achter: een telefoonnummer, een tijdstip en soms een opname of voicemail. In uw privacyverklaring legt u uit wat u daarmee doet. Dit artikel helpt u de telefonische kant compleet te maken.
Waarom telefonie apart aandacht verdient
Privacyverklaringen gaan vaak over de website, cookies en e-mail. Telefonie wordt vergeten, terwijl er juist daar veel gegevens binnenkomen. Een zakelijk nummer met een online telefooncentrale legt bijvoorbeeld vast welk nummer belde, wanneer en hoe lang. Neemt u gesprekken op of gebruikt u voicemail, dan komt daar nog meer bij.
De AVG vraagt dat u mensen duidelijk informeert over wat u met hun gegevens doet. Een korte, concrete paragraaf over telefonie in uw privacyverklaring is daarvoor de eenvoudigste plek.
Welke gegevens noemt u?
- Belgegevens: het nummer van de beller, datum, tijdstip en duur van het gesprek, zoals die in uw rapportages staan.
- Keuzes in het keuzemenu: welke optie de beller koos, als u dat gebruikt voor rapportage of routering.
- Opnames: als u gesprekken opneemt, met het doel en de bewaartermijn.
- Voicemail: berichten die bellers inspreken, ook als die als geluidsbestand in uw e-mail binnenkomen via voice2email.
- Sms en WhatsApp: berichten die via uw zakelijke nummer binnenkomen of worden verstuurd.
- Regio: als u postcoderoutering gebruikt en bellers daarvoor een postcode laten invoeren.
Per onderdeel: waarom en hoe lang
Voor elk soort gegeven legt u in gewone taal uit waarom u het gebruikt en hoe lang u het bewaart. Bijvoorbeeld: belgegevens om terug te kunnen bellen en de bereikbaarheid te verbeteren; opnames voor training; voicemail om een terugbelverzoek af te handelen. Noem ook wie er toegang toe heeft, zoals uw medewerkers en uw telecomaanbieder die de dienst voor u uitvoert.
Maak het begrijpelijk
Een beller die uw privacyverklaring opzoekt, wil snel weten wat er met zijn gesprek gebeurt. Een paar tips:
- Gebruik een eigen kopje, bijvoorbeeld ‘Als u ons belt’.
- Schrijf korte zinnen zonder juridische termen waar dat kan.
- Verwijs in uw welkomsttekst naar de privacyverklaring als u gesprekken opneemt.
- Leg uit hoe iemand zijn gegevens kan inzien of laten verwijderen, en bij wie hij daarvoor terechtkan.
Afspraken met uw aanbieder
Uw telecomaanbieder verwerkt gegevens voor u, bijvoorbeeld omdat de telefooncentrale de belgegevens en opnames opslaat. Vraag uw accountmanager hoe dat is geregeld en neem het mee in uw eigen privacyadministratie.
Dit artikel is een algemene toelichting en geen juridisch advies. Laat uw privacyverklaring bij twijfel beoordelen door een deskundige, en raadpleeg de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens. Praktische tips over opnemen vindt u in gesprekken opnemen: tips.