Wachtmuziek laat bellers horen dat ze nog verbonden zijn. Maar de verkeerde keuze maakt het wachten juist vervelender. Zo kiest u wachtmuziek die past bij uw bedrijf en uw bellers.
Wat wachtmuziek moet doen
Wachtmuziek heeft een praktische functie: de beller hoort dat de verbinding er nog is en dat hij niet is vergeten. Stilte in de wachtrij leidt tot twijfel en ophangen. Daarnaast draagt de muziek bij aan het beeld van uw bedrijf. Een beller die een paar minuten wacht, hoort de muziek vaker dan uw welkomsttekst.
Hoe de wachtrij zelf werkt, leest u in hoe werkt een telefonische wachtrij. Hier gaat het om de keuze van de muziek.
Kenmerken van goede wachtmuziek
Telefoongeluid is beperkter dan het geluid van een speaker of koptelefoon. Muziek die op uw laptop mooi klinkt, kan via de telefoon dun of vervormd overkomen. Let daarom op de volgende kenmerken:
- Rustig en gelijkmatig, zonder grote verschillen tussen zacht en hard.
- Instrumentaal, zodat de muziek niet botst met gesproken meldingen.
- Geen lage bastonen of harde drums, die via de telefoon vervormen.
- Een fragment dat niet te kort is, zodat de herhaling niet direct opvalt.
- Een sfeer die past bij uw bedrijf en de reden van bellen.
Wat u beter vermijdt
Vermijd bekende hits met zang. Ze lijken sympathiek, maar de beller kan denken dat er iemand praat, en niet iedereen houdt van hetzelfde nummer. Vermijd ook muziek met een abrupt begin of einde: bij het herhalen hoort de beller dan een duidelijke hapering, die als storing kan klinken.
Let op de toon ten opzichte van de reden van bellen. Vrolijke, opgewekte muziek werkt prima voor een webwinkel, maar kan ongepast klinken voor iemand die een schade meldt of een zorgvraag heeft.
Muziek en meldingen afwisselen
Tussen de muziek door kunt u korte gesproken meldingen laten horen, bijvoorbeeld dat de beller nog even geduld moet hebben of dat bepaalde informatie ook op uw website staat. Houd die meldingen kort en herhaal niet elke twintig seconden hetzelfde. Een beller die lang wacht, raakt anders geïrriteerd door de herhaling.
Zeg niet ‘uw gesprek is belangrijk voor ons’ als de beller al lang wacht. Een concrete tip, zoals ‘u kunt ook een bericht inspreken, dan bellen wij u terug’, helpt meer.
Rechten op muziek
Muziek laten horen aan bellers kan een vorm van openbaar maken zijn. Gebruikt u bestaande muziek, ga dan na of u daarvoor een licentie of toestemming nodig heeft. Rechtenvrije of speciaal voor dit doel gelicentieerde muziek voorkomt die vraag. Twijfelt u, laat u dan vooraf informeren.
Instellen en testen
Welke muziek of welk bericht de beller hoort, kiest u bij het inrichten van de wachtrij, samen met een expert. Bel daarna zelf uw nummer, vanaf een mobiele telefoon en vanaf een vaste lijn, en laat u een paar minuten in de wachtrij zetten. Zo hoort u precies wat uw klanten horen, inclusief de overgang van muziek naar melding.
Veelgestelde vragen
Is stilte in de wachtrij een optie?
Liever niet. Zonder geluid denkt de beller al snel dat de verbinding is verbroken en hangt hij op.
Hoe vaak vervang ik de wachtmuziek?
Er is geen vaste termijn. Luister regelmatig mee zoals een beller dat doet, en vervang de muziek als hij niet meer past of vaste klanten hem beu zijn.