Als een medewerker vertrekt, denkt u aan de laptop en de sleutels. Maar ook de telefonie verdient aandacht: gesprekken van klanten kunnen nog op zijn privételefoon binnenkomen, en zijn accounts geven nog toegang tot uw centrale.
Waarom dit vaak misgaat
Een zakelijk nummer wordt vaak doorgeschakeld naar mobiele nummers van medewerkers, zeker bij kleine teams, buitendienst of bereikbaarheidsdiensten. Vertrekt iemand, dan blijft die doorschakeling makkelijk staan. Klanten bellen uw bedrijf, maar krijgen een oud-collega aan de lijn, of niemand.
Daarnaast heeft een vertrekkende medewerker soms een eigen inlog op de centrale, de mobiele app op zijn toestel of toegang tot de voicemail en opnames. Zolang die toegang bestaat, kan hij gesprekken zien, beluisteren of zelfs instellingen wijzigen.
Checklist voor de laatste werkdag
- Doorschakelingen: haal het mobiele nummer van de medewerker uit alle doorschakelingen, wachtrijen en keuzemenu-opties.
- Openingstijden en feestdagen: controleer ook de routeringen die maar af en toe actief zijn, zoals avond-, weekend- of vakantiediensten.
- Agent-inlog: laat de agent-inlog van de medewerker verwijderen.
- Portaaltoegang: laat een eigen account voor het klantportaal intrekken, en wijzig gedeelde wachtwoorden als die er toch zijn.
- Mobiele app: laat de toegang tot de app intrekken, zodat de medewerker niet meer met uw nummer kan bellen of gesprekken kan ontvangen.
- Voicemail en e-mail: pas aan naar welk e-mailadres voicemails en rapportages worden gestuurd.
- Welkomsttekst en keuzemenu: wordt de medewerker bij naam genoemd? Laat de tekst dan aanpassen.
Een direct nummer van de medewerker
Had de medewerker een eigen zakelijk nummer, bijvoorbeeld uit een 088-reeks of een virtueel 06-nummer? Dan blijft dat nummer van uw bedrijf. Schakel het door naar een collega of het hoofdnummer, zodat klanten die het nummer nog hebben u blijven bereiken. Dat is precies het voordeel van een zakelijk nummer boven een privénummer.
Hoe regelt u het?
Doorschakelingen en openingstijden past u zelf aan in het klantportaal. Voor het verwijderen van accounts en toegang tot de app neemt u contact met ons op via 0800 0900 088 of info@zakelijkenummers.nl. Doe dat bij voorkeur vóór de laatste werkdag, zodat de toegang op het juiste moment stopt.
Controleer een paar dagen later in uw rapportages of er geen gesprekken meer bij het oude nummer uitkomen.
Maak er een vast onderdeel van
Neem de telefonie op in uw vaste lijst voor uitdiensttreding, naast de laptop, e-mail en toegangspassen. Houd een overzicht bij van welke medewerkers in welke doorschakelingen en accounts voorkomen. Dan kost het bij vertrek maar een paar minuten, en weet u zeker dat u niets vergeet. Meer over veilige toegang leest u in inloggen op het klantportaal.
Veelgestelde vragen
Kan de medewerker zijn zakelijke 06-nummer meenemen?
Dat hangt af van de afspraken die u maakt. Het nummer staat op naam van uw bedrijf. Wilt u het overdragen, neem dan contact met ons op over de mogelijkheden.