Bij veel verenigingen staat het 06-nummer van de secretaris op de website. Wisselt het bestuur, dan klopt het nummer niet meer. Een vast zakelijk nummer lost dat op.
Het probleem van het wisselende bestuur
Bestuursleden van een sportclub, muziekvereniging of stichting doen hun werk meestal als vrijwilliger, en na een paar jaar neemt iemand anders het over. Het telefoonnummer dat op de website, in de clubgids en op de sponsorborden staat, is vaak nog van de vorige secretaris. Die krijgt jaren later nog telefoontjes over inschrijvingen, en de nieuwe secretaris weet niet dat er gebeld wordt.
Eén nummer dat bij de vereniging hoort
Een zakelijk nummer staat op naam van de vereniging, niet van een persoon. Het schakelt door naar het mobiele nummer van de persoon die op dat moment aanspreekpunt is. Bij een bestuurswissel past u alleen de eindbestemming aan. Het nummer op de website en in het drukwerk blijft kloppen.
Dat geldt ook voor tijdelijke taken. Organiseert de club een toernooi of open dag, dan kan het nummer die weken doorschakelen naar de vrijwilliger die het evenement coördineert, en daarna weer terug naar de secretaris. Niemand hoeft zijn eigen nummer op een affiche te zetten.
Een nummer met het netnummer van uw plaats past goed bij een lokale club en is er vanaf € 5 per maand. De beller betaalt een gewoon tarief.
Vragen verdelen over vrijwilligers
Bij een vereniging gaan vragen over heel verschillende dingen, die bij verschillende vrijwilligers horen. Een eenvoudig keuzemenu verdeelt ze zonder dat één persoon alles moet doorgeven:
- Kies 1 voor aanmelden als lid of een proefles.
- Kies 2 voor contributie en ledenadministratie.
- Kies 3 voor verhuur van de kantine of zaal.
- Kies 4 voor sponsoring.
Rekening houden met vrijwilligers
Vrijwilligers hebben een baan en een privéleven. Stel openingstijden in die passen bij wanneer ze bereikbaar willen zijn, bijvoorbeeld doordeweeks ‘s avonds van 19.00 tot 21.00 uur. Daarbuiten hoort de beller een melding en kan hij inspreken. Met voice2email komen de berichten in een gedeelde mailbox van het bestuur, zodat ze niet verloren gaan als iemand op vakantie is.
Overdracht bij een bestuurswissel
Neem het telefoonnummer op in de overdrachtslijst van het bestuur, naast de bankrekening en de website.
- Inloggegevens van het klantportaal overdragen aan de nieuwe beheerder.
- Eindbestemming wijzigen naar het nummer van het nieuwe aanspreekpunt.
- Welkomsttekst controleren als die een naam van een persoon noemt.
- Contactgegevens voor facturen en incasso bijwerken.
Veelgestelde vragen
Kan een vereniging zonder KvK-inschrijving een nummer nemen?
Neem daarvoor contact met ons op, dan bekijken we wat nodig is voor uw situatie.