Voor een beurs of evenement krijgt u telefoontjes die u de rest van het jaar niet heeft: bezoekers die de ingang niet vinden, deelnemers die later komen, standhouders met een vraag. Een apart nummer houdt die gesprekken gescheiden van uw gewone lijn.
Twee situaties, twee soorten gesprekken
Staat u zelf als standhouder op een beurs, dan wilt u vooral weten welke contacten de beurs oplevert. Een apart nummer op uw beursmateriaal, zoals flyers en de achterwand van de stand, laat zien hoeveel mensen daarna bellen.
Organiseert u zelf een evenement, dan gaat het om logistieke vragen. Die komen vooral in de dagen ervoor en op de dag zelf binnen, vaak van iemand die al onderweg is. Het nummer moet dan vooral goed bereikbaar zijn en uitkomen bij iemand die ter plaatse iets kan doen.
Welk nummer voor een evenement?
Een 085-nummer is binnen 1 uur actief en vanaf € 5 per maand beschikbaar. Het is ook bereikbaar voor buitenlandse bezoekers, wat bij een internationaal evenement belangrijk is. Wilt u de drempel voor deelnemers helemaal weghalen, dan kan een 0800-nummer, dat gratis is vanaf vast en mobiel binnen Nederland.
Op de dag zelf: wie neemt op?
Op een evenementdag loopt iedereen rond. Zet het nummer daarom op een paar mobiele telefoons tegelijk, zodat het niet afhangt van één persoon. Met de online eindbestemming kunt u op de dag zelf schuiven: ‘s ochtends naar het team bij de ingang, ‘s middags naar de informatiebalie.
Een korte welkomsttekst kan de meest gestelde vraag al beantwoorden, bijvoorbeeld het adres van de ingang of de parkeerlocatie. Dat scheelt gesprekken op het drukste moment.
Een menu voor voorspelbare vragen
Bij een groter evenement zijn de vragen goed te voorspellen. Een keuzemenu met een paar keuzes verdeelt ze over de juiste mensen:
- Kies 1 voor route en parkeren.
- Kies 2 voor aanmelding en tickets.
- Kies 3 als u standhouder of leverancier bent.
- Kies 4 voor pers.
Na afloop
Na het evenement bellen nog mensen met een vraag over een gevonden voorwerp, een factuur of een volgende editie. Laat het nummer daarom een tijd doorlopen met een aangepaste tekst. In de rapportages ziet u hoeveel gesprekken er per dag binnenkwamen; handig voor de planning van een volgende editie. Keert het evenement jaarlijks terug, houd het nummer dan aan: bezoekers van vorig jaar hebben het nog.
Veelgestelde vragen
Kan ik het nummer na het evenement opzeggen?
Ja. Houd wel rekening met mensen die nog bellen, bijvoorbeeld met een melding die naar uw algemene nummer verwijst.