Heeft u een IVR abonnement bij uw servicenummer waarbij u zelf uw openingstijden kunt beheren? Of overweegt u een IVR abonnement te nemen met deze functionaliteit? Dit artikel laat u zien wat de mogelijkheden en voordelen van deze functie zijn binnen de IVR manager.

Het voordeel van zelf uw openingstijden beheren

Een servicenummer van MttM in combinatie met een IVR abonnement biedt bijna oneindige mogelijkheden. Wanneer u bij ons een servicenummer aanvraag doet, dan vragen wij naast andere gewenste instellingen ook naar de openingstijden. Het is tenslotte niet voor iedereen wenselijk om 24 uur per dag en 7 dagen per week telefonisch bereikbaar te zijn, en zelfs wanneer dat wel zo is dan wil dat niet zeggen dat iedereen maar automatisch doorverbonden moet worden. Omdat deze openingstijden ook nog wel eens willen veranderen, bijvoorbeeld tijdens de vakantieperiodes of een verhuizing, is het vaak handiger en voordeliger om het beheer van de telefonische openingstijden zelf in handen te nemen. U kunt dan wijzigingen aanbrengen wanneer u wilt en in realtime. Ook kunt u dan bepalen wat er gebeurt als u bijvoorbeeld gesloten bent.

Uw openingstijden zelf instellen

We gaan er in dit artikel vanuit dat u al een zogenaamde ‘availability matrix’ heeft gemaakt of laten maken door ons. Wilt u weten hoe u zelf een moet maken?  Navigeer dan naar onze uitgebreide handleidingen pagina.

In dit artikel gaan wij namelijk specifiek in op het wijzigen van uw openingstijden binnen een bestaande kalender.

U kunt inloggen in uw IVR portal via ivrmanager.nl met de gegevens die u via de mail heeft ontvangen.

• Hier kunt u rapportages bekijken en, afhankelijk van uw abonnement, vele instellingen wijzigen.
• Als u ingelogd bent kunt u links in de balk op ‘availability’ klikken.
• Dubbelklik vervolgens op uw kalender, dit kunnen er meerdere zijn (wanneer u meerdere servicenummers of eindbestemmingen heeft) of een andere naam hebben.
• Dubbelklik op “Openingstijden”.
• U krijgt nu de ingestelde openingstijden te zijn.
• Groen is open en witte vakjes kunnen groen gemaakt worden middels het potloodje.
• Om deze weer wit te maken (en dus gesloten), gebruikt u het gummetje.
• Ook kunt u hiermee op de dag of het uur klikken om een hele dag of uur te bewerken.
• Met ‘clear all’ is uw hele agenda veld weer blanco (en dus gesloten).
• Wanneer u op ok klikt bevestigd u de openingstijden.
• Wanneer iemand u belt zal uw applicatie eerst deze openingstijden controleren en aan de hand van uw instellingen een meldtekst afspelen, de beller naar de voicemail verwijzen of de verbinding verbreken bijvoorbeeld.
• U kunt nu de IVR manager sluiten.

Nog geen IVR abonnement?
Bent u overtuigd geraakt van de mogelijkheden voor uw eigen organisatie maar heeft u nog geen passend IVR abonnement? Of heeft u wel een abonnement en hier vragen over? Neem vrijblijvend contact met ons op om uw specifieke situatie en wensen te bespreken. Wij helpen u graag!