Bij de omzetting naar een bv of een samenwerking in een vof krijgt uw bedrijf een nieuwe juridische vorm. Voor uw klanten verandert er bij voorkeur niets, ook niet aan het nummer dat ze bellen.
Nieuwe rechtsvorm, hetzelfde bedrijf voor de klant
Een ondernemer die zijn eenmanszaak omzet naar een bv, heeft te maken met een notaris, de KvK, de bank en de boekhouding. Klanten merken daar weinig van, zolang naam, website en telefoonnummer hetzelfde blijven. Omdat een zakelijk nummer bij ons op naam van een onderneming staat, moet het wel formeel naar de nieuwe onderneming worden overgezet.
Tenaamstelling: van de oude naar de nieuwe onderneming
Het nummer blijft hetzelfde en ook de instellingen van uw online telefooncentrale blijven werken. Wat wijzigt, is de contractpartij. Dat regelt u met een wijziging van de tenaamstelling. Achtergrond daarover leest u in tenaamstelling wijzigen.
- Houd de gegevens van de nieuwe onderneming bij de hand, zoals het nieuwe KvK-nummer.
- Geef de datum door vanaf wanneer de nieuwe onderneming de facturen ontvangt.
- Controleer of de automatische incasso naar de zakelijke rekening van de nieuwe onderneming gaat.
Het goede moment
Plan de wijziging rond de datum waarop de nieuwe onderneming daadwerkelijk start. Dat maakt het voor de boekhouding overzichtelijk: kosten tot die datum horen bij de eenmanszaak, daarna bij de bv. Wacht niet maanden na de omzetting; dan blijven facturen op de oude naam binnenkomen.
Komt de omzetting tegelijk met andere veranderingen, zoals een nieuwe bedrijfsnaam, een nieuw pand of de eerste medewerker in loondienst, doe dan de administratieve kant eerst. Pas als het nummer op naam van de nieuwe onderneming staat, past u de inhoudelijke instellingen aan. Zo weet u bij een vraag over een factuur of instelling altijd voor welke onderneming die geldt.
Samen verder in een vof of bv
Gaat u samenwerken met een compagnon, dan nemen jullie vaak elk een eigen nummer mee. Kies welk nummer het hoofdnummer wordt. Het andere nummer kunt u laten doorschakelen naar het hoofdnummer of houden als direct nummer van de compagnon. Met een keuzemenu kan het hoofdnummer bellers naar een van beiden sturen.
Kleine aanpassingen voor bellers
Noemt uw welkomsttekst de rechtsvorm, bijvoorbeeld “eenmanszaak” of uw eigen naam, pas die dan aan. Staat er in de welkomsttekst een vermelding als “u spreekt met Jan”, overweeg dan om de bedrijfsnaam voorop te zetten; zeker als er later meer mensen opnemen. Controleer ook de e-mailadressen waar voice2email-berichten en e-mailrapportages naartoe gaan, als die met de omzetting veranderen.
Veelgestelde vragen
Krijg ik een nieuw nummer bij een omzetting naar een bv?
Nee. Het nummer blijft hetzelfde; alleen de tenaamstelling wordt aangepast.