Doorschakelen bij geen gehoor zorgt dat een gesprek naar een volgende bestemming gaat als de eerste niet binnen een bepaalde tijd opneemt. Het klinkt eenvoudig, maar één instelling op uw mobiel kan het hele vangnet uitschakelen.
Hoe werkt het?
De centrale stuurt het gesprek naar de eerste bestemming en start tegelijk een timer. Neemt de bestemming op voordat de timer afloopt, dan is het gesprek verbonden. Loopt de timer af, dan breekt de centrale de poging af en probeert de volgende bestemming: een collega, een wachtrij of de voicemail.
Het verschil met doorschakelen bij bezet: daar weet de centrale direct dat de bestemming niet kan. Bij geen gehoor moet ze wachten tot de timer is verlopen.
De valkuil: de voicemail op uw mobiel
Dit is de meest voorkomende reden dat doorschakelen bij geen gehoor niet werkt. Uw mobiele aanbieder heeft ook een voicemail, die na een aantal seconden overgaan opneemt. Voor de centrale is dat een beantwoord gesprek. Is de voicemail van uw mobiel sneller dan de timer van de centrale, dan komt de beller dus in uw persoonlijke voicemail terecht, en gaat hij nooit naar de volgende bestemming.
Hetzelfde gebeurt als uw mobiel uit staat of geen bereik heeft: de aanbieder stuurt het gesprek dan meteen naar de voicemail. De centrale ziet een opgenomen gesprek.
- Zet de voicemail van uw mobiele aanbieder uit, of
- stel de wachttijd voor de mobiele voicemail duidelijk langer in dan de timer van de centrale, en
- test het door uw servicenummer te bellen terwijl uw mobiel uit staat.
De juiste beltijd kiezen
Een te korte timer geeft een medewerker geen kans om de telefoon uit zijn zak te halen. Een te lange timer laat de beller lang in onzekerheid. Kijk hoe uw bestemmingen werken: iemand aan een bureau neemt sneller op dan een monteur op een ladder. Overweeg ook een korte welkomsttekst, zodat de beller al weet dat hij goed is uitgekomen voordat de telefoon overgaat.
Wat is een goede laatste bestemming?
Elke keten moet eindigen op een plek waar de beller iets kan. Een voicemail van de centrale met voice2email is een logische keuze: u ontvangt het bericht als audiobestand in uw mailbox en ziet ook buiten kantoor direct wie er belde. Een wachtrij is beter als er in principe altijd iemand vrijkomt. Een melding met een alternatief, zoals een e-mailadres, is een optie buiten kantoortijden.
Controleren in de rapportages
In de rapportages ziet u hoeveel gesprekken bij welke bestemming zijn geëindigd. Komen veel gesprekken bij de laatste stap terecht, dan is uw eerste bestemming vaak niet bereikbaar of de timer te kort. Is de voicemail van de centrale opvallend stil terwijl klanten zeggen dat ze u niet bereiken, controleer dan of een mobiele voicemail de gesprekken afvangt. Meer tips staan in nooit meer gemiste gesprekken.
Veelgestelde vragen
Hoe zet ik de voicemail van mijn mobiel uit?
Dat verschilt per mobiele aanbieder. Raadpleeg de instructies of klantenservice van uw aanbieder.
Werkt doorschakelen bij geen gehoor ook naar een vaste lijn?
Ja. Het servicenummer schakelt door naar elke vaste of mobiele lijn. Let ook bij een vaste lijn op een eventueel antwoordapparaat of voicemail.