In een bedrijf met twee eigenaren belt de klant één nummer, maar er zijn twee mensen die kunnen opnemen. Zonder afspraken nemen ze allebei op, of juist geen van beiden.
Veelvoorkomende situaties
Twee compagnons hebben vaak ieder een eigen specialisme of eigen klanten. De een doet de verkoop, de ander de uitvoering. Of ze werken allebei aan projecten, maar voor verschillende opdrachtgevers. Wat er misgaat, is steeds hetzelfde: klanten willen de compagnon spreken die hun project kent, maar krijgen de ander, die daarna moet terugbellen.
Drie opstellingen voor één nummer
- Tegelijk overgaan: het nummer gaat bij beide mobiele telefoons over. Wie eerst opneemt, heeft het gesprek. Eenvoudig, maar spreek af wie opneemt als u samen bij een klant zit.
- Om de beurt: het gesprek gaat eerst naar de compagnon die die dag “telefoondienst” heeft, en pas na een aantal keer overgaan naar de ander.
- Laat de beller kiezen: een kort keuzemenu, bijvoorbeeld “kies 1 voor offertes, kies 2 voor lopende projecten”, stuurt de beller naar de juiste compagnon.
Elk een eigen direct nummer
Vaste klanten willen vaak rechtstreeks hun contactpersoon bellen. Naast het algemene nummer kan elke compagnon een eigen zakelijk nummer krijgen, bijvoorbeeld een nummer met netnummer of 085-nummer vanaf € 5 per maand. Dat nummer zet u op de eigen visitekaartjes en in de eigen e-mailhandtekening. Het algemene nummer blijft op de website en de gevel staan.
Afwezigheid van één compagnon
Gaat een van beiden op vakantie of is hij ziek, dan laat u zijn directe nummer tijdelijk doorschakelen naar de ander. Dat doet u online via eindbestemming wijzigen. Zo komt een vaste klant toch bij iemand van het bedrijf uit. Een aangepaste welkomsttekst kan melden dat de compagnon tot een bepaalde datum afwezig is.
Als de samenwerking verandert
Stapt een compagnon uit het bedrijf, dan is het fijn als vooraf duidelijk is welk nummer bij het bedrijf hoort en welk nummer eventueel meegaat. Leg dat vast in de afspraken tussen de compagnons. Het algemene nummer hoort meestal bij het bedrijf. Een direct nummer van de vertrekkende compagnon kan tijdelijk doorschakelen naar het algemene nummer, zodat klanten niet in het niets bellen. Staat een nummer op naam van een andere onderneming, dan is een wijziging van de tenaamstelling nodig.
Veelgestelde vragen
Kan ik zien wie de meeste gesprekken aanneemt?
In de rapportages ziet u de binnenkomende gesprekken per nummer. Met aparte directe nummers ziet u dus ook per compagnon hoeveel er gebeld wordt.