Wie gesprekken opneemt, moet ook bepalen hoe lang de opnames bewaard blijven. Er is geen vaste termijn die voor iedereen geldt. Het uitgangspunt is: niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u opneemt.
Geen standaardtermijn, wel een uitgangspunt
De privacyregels schrijven voor opnames geen vast aantal dagen of maanden voor. Wel geldt dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor u ze verzamelt. U bepaalt de termijn dus zelf, maar u moet kunnen uitleggen waarom die termijn nodig is.
Soms gelden voor bepaalde sectoren of soorten gesprekken aparte bewaarregels, bijvoorbeeld in de financiële dienstverlening. Werkt u in zo’n sector, controleer dan de regels die voor uw branche gelden of laat u adviseren.
De termijn volgt het doel
Kijk per doel hoe lang u een opname echt nodig heeft. Een paar voorbeelden als denkrichting:
- Training en coaching: een opname is nuttig tot hij is besproken met de medewerker. Daarna heeft hij weinig waarde meer.
- Kwaliteitscontrole: u luistert steekproeven terug binnen een vaste periode, bijvoorbeeld per week of per maand. Daarna kunnen ze weg.
- Afspraken vastleggen: denk aan een telefonische bestelling of opdracht. Hier kan het zinvol zijn om te bewaren tot de afspraak is uitgevoerd en de periode voor vragen of klachten voorbij is.
- Klachtafhandeling: bewaar een opname die bij een lopende klacht hoort, tot de klacht is afgehandeld.
Leg het vast
Schrijf de bewaartermijnen op in uw interne privacyafspraken en neem ze op in uw privacyverklaring. Dan weet iedereen in uw organisatie waar hij aan toe is, en kan een beller nalezen wat er met zijn gesprek gebeurt.
Houd het eenvoudig. Eén of twee termijnen die iedereen kent, werken beter dan een ingewikkelde tabel die niemand naleeft.
Opruimen in de praktijk
Een termijn heeft alleen zin als u hem ook naleeft. Plan daarom een vast moment om oude opnames te verwijderen, bijvoorbeeld aan het begin van elke maand. Wijs iemand aan die daarvoor verantwoordelijk is.
Let ook op kopieën. Een opname die is gedownload naar een laptop, doorgestuurd per e-mail of opgeslagen in een gedeelde map, valt net zo goed onder de afspraak. Spreek af dat opnames zo min mogelijk buiten de omgeving worden bewaard waarin ze zijn gemaakt. Beperk wie opnames mag downloaden.
Uitzonderingen
Soms moet een opname langer bewaard blijven dan uw standaardtermijn, bijvoorbeeld omdat er een geschil loopt. Leg dan vast welke opname het betreft, waarom u hem langer bewaart en tot wanneer. Verwijder hem zodra die reden vervalt.
Meer over het doel en de inrichting van opnemen leest u in gesprekken opnemen: tips. Dit artikel is een algemene toelichting; voor de precieze regels kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een juridisch adviseur.
Veelgestelde vragen
Mag ik opnames voor de zekerheid onbeperkt bewaren?
Nee. Bewaren voor de zekerheid is geen doel. U bewaart opnames zo lang als nodig is voor het doel waarvoor u ze maakt, en ruimt ze daarna op.
Wat doe ik als een beller vraagt zijn opname te verwijderen?
Beoordeel het verzoek aan de hand van de privacyregels. Vaak kunt u eraan voldoen, maar soms is er een reden om een opname nog te bewaren, bijvoorbeeld bij een lopend geschil. Laat u bij twijfel adviseren.