Vakantie als ondernemer betekent meestal kiezen: helemaal onbereikbaar, af en toe bereikbaar, of bereikbaar via iemand anders. Met een zakelijk nummer regelt u elke variant vooraf, zodat bellers weten waar ze aan toe zijn.
Drie keuzes voordat u vertrekt
Bepaal eerst wat u de beller wilt bieden. Die keuze bepaalt de instellingen, niet andersom.
- Volledig vrij: het nummer gaat naar een melding met de datum van terugkeer en de mogelijkheid om in te spreken.
- Vervanging: gesprekken gaan naar een collega, compagnon of bevriende ondernemer die voor u waarneemt.
- Beperkt bereikbaar: het nummer schakelt op vaste momenten door naar uw mobiel, de rest van de dag gaat het naar voicemail.
De afwezigheidsmelding: kort en met een datum
Een goede vakantiemelding noemt drie dingen: dat u afwezig bent, tot wanneer, en wat de beller in de tussentijd kan doen. Bijvoorbeeld: “U belt met [bedrijfsnaam]. Wij zijn tot en met vrijdag 14 augustus gesloten. Spreek uw naam en nummer in, dan bellen wij u in de week van 17 augustus terug. Bij een storing aan een lopende installatie kunt u een e-mail sturen naar ons algemene adres.”
Zet de melding in als welkomsttekst of als voicemailbegroeting. Vergeet niet om hem na terugkomst weer te verwijderen: een verlopen vakantiemelding in september is een bekende fout.
Doorschakelen naar een waarnemer
Neemt iemand anders waar, dan wijzigt u vóór vertrek de eindbestemming naar het nummer van die persoon. Dat doet u online in het klantportaal, en na de vakantie zet u hem weer terug. Spreek met de waarnemer af hoe hij opneemt, bijvoorbeeld met uw bedrijfsnaam, en welke vragen hij zelf afhandelt.
Bereikbaar in het buitenland
Wilt u in het buitenland toch gesprekken aannemen, dan kan het zakelijke nummer doorschakelen naar uw mobiele nummer. Let op dat het doorschakelen verkeerskosten heeft en dat uw eigen mobiele aanbieder in het buitenland mogelijk kosten rekent voor inkomende gesprekken. Met de mobiele app kunt u ook via een internetverbinding gesprekken ontvangen. Voicemailberichten ontvangt u met voice2email als audiobestand in uw mail, zodat u ze op een rustig moment kunt beluisteren.
Checklist voor vertrek
- Welkomsttekst of voicemailbegroeting aangepast met datum van terugkeer.
- Eindbestemming gewijzigd als iemand waarneemt.
- Tijdelijke openingstijden ingesteld als u beperkt bereikbaar bent.
- Herinnering in uw agenda om alles op de eerste werkdag terug te zetten.
Veelgestelde vragen
Kan ik de vakantie-instellingen vanaf mijn telefoon aanpassen?
Instellingen beheert u online via het klantportaal www.mijnzakelijkenummers.nl, ook onderweg.
Wat is het verschil met instellingen voor feestdagen?
Bij feestdagen gaat het om vaste sluitingsdagen van het hele bedrijf. Bij vakantie gaat het vaak om uw eigen afwezigheid en een waarnemer.