Een schilder op de steiger, een installateur in een kruipruimte, een adviseur die van klant naar klant rijdt: de telefoon gaat vaak op het slechtste moment. Met een paar instellingen bepaalt u zelf wanneer u opneemt, zonder dat bellers in het niets verdwijnen.
Het dilemma: opnemen of doorwerken
Wie op locatie werkt, kiest bij elk telefoontje tussen twee kwaden. Neemt u op, dan onderbreekt u het werk bij de klant waar u op dat moment bent. Neemt u niet op, dan belt een nieuwe klant misschien de volgende naam in de zoekresultaten. Het helpt als de beller in dat geval iets anders hoort dan alleen een telefoon die overgaat.
Weten wie er belt voordat u opneemt
Heeft u meer dan één zakelijk nummer, bijvoorbeeld één voor nieuwe aanvragen en één voor bestaande klanten, dan vertelt de whisperfunctie u bij het opnemen via welk nummer het gesprek binnenkomt. Een nieuwe aanvraag neemt u misschien direct aan, een bestaande klant met een planningsvraag belt u later in de pauze terug.
Werktijd is niet hetzelfde als beltijd
Veel vakmensen beginnen vroeg en werken tot de middag op locatie. Een vast belmoment, bijvoorbeeld tussen 12.30 en 13.30 uur en na 16.30 uur, maakt het voorspelbaar. Stel de openingstijden daarop in en laat de welkomsttekst dat vertellen. Buiten die tijden gaat het gesprek naar voicemail.
- Voorbeeldtekst: “U belt met [bedrijfsnaam]. Wij zijn aan het werk bij een klant. Spreek uw naam, nummer en adres in, dan bellen wij u vandaag tussen 12.30 en 13.30 uur of na 16.30 uur terug.”
Terugbellen tussen twee klussen
Met voice2email komt elk ingesproken bericht als audiobestand in uw mail. In de bus kunt u de berichten achter elkaar afluisteren en bepalen wie u eerst terugbelt. Met de mobiele app belt u terug met uw zakelijke nummer, zodat de klant een bekend nummer ziet en niet uw 06-nummer opslaat.
Wanneer het drukker wordt
Blijven er te veel berichten liggen, dan is dat een signaal dat de telefoon niet meer door één persoon op locatie te doen is. U kunt het zakelijke nummer dan op bepaalde uren laten doorschakelen naar iemand die op kantoor of thuis werkt, bijvoorbeeld een partner of administratieve kracht. Die neemt de planningsvragen aan en u houdt uw handen vrij. In de rapportages ziet u op welke uren de meeste gesprekken binnenkomen.
Veelgestelde vragen
Kost doorschakelen naar mijn mobiel extra?
Voor doorgeschakelde gesprekken betaalt u verkeerskosten per minuut en per gesprek. De bedragen staan op de prijslijst.