In een eenmanszaak of klein bedrijf is er vaak één persoon die de telefoon beantwoordt. Wordt die ziek, dan gaat de telefoon over zonder dat iemand opneemt. Met een paar instellingen die u vooraf klaarzet, voorkomt u dat.
Wat er gebeurt als niemand opneemt
Een telefoon die blijft overgaan zonder voicemail of melding is voor een beller verwarrend. Hij weet niet of u gesloten bent, of het nummer nog klopt of dat hij het later moet proberen. Bij een onverwachte ziekmelding is dat precies de situatie: u heeft niets kunnen voorbereiden en voelt zich niet goed genoeg om instellingen uit te zoeken.
Daarom is het verstandig om de noodinstellingen al klaar te hebben staan, op een moment dat u gezond bent.
Vooraf klaarzetten: een ziektemelding en een vervanger
Neem een korte tekst op die u bij uitval kunt activeren. Houd hem neutraal; u hoeft bellers niet te vertellen wat er aan de hand is. Bijvoorbeeld: “U belt met [bedrijfsnaam]. Door omstandigheden zijn wij tijdelijk beperkt bereikbaar. Spreek uw naam, nummer en vraag in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.”
Bedenk daarnaast wie in geval van nood uw gesprekken kan aannemen of de voicemail kan uitluisteren. Dat kan een partner zijn die meewerkt in het bedrijf, een oud-collega of een ondernemer met wie u afspraken maakt over waarneming.
- Leg de ziektemelding klaar als alternatieve welkomsttekst.
- Noteer het nummer van de vervanger en spreek af hoe die opneemt.
- Geef de vervanger uitleg over hoe de eindbestemming gewijzigd wordt, of laat dat aan uzelf.
- Bewaar uw inloggegevens voor het klantportaal op een plek waar een vertrouwd persoon ze in nood kan vinden, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager met een noodtoegang.
De voicemail laten binnenkomen waar iemand meeleest
Met voice2email komt elk ingesproken bericht als audiobestand in een mailbox. Laat die mail binnenkomen op een adres waar ook een vervanger bij kan, zoals een algemeen info-adres. Zo kan iemand anders berichten beluisteren en klanten laten weten dat u later terugbelt, zonder dat hij uw telefoon nodig heeft.
Na herstel: terugbellen en terugzetten
Als u weer aan het werk gaat, begint u met de achterstand. Via de rapportages in het klantportaal ziet u hoeveel en wanneer er is gebeld in de periode dat u afwezig was, ook als bellers niets hebben ingesproken. Zet daarna de gewone welkomsttekst en eindbestemming terug.
Is het uitvallen een signaal dat uw bereikbaarheid te kwetsbaar is, overweeg dan om gesprekken bij drukte of afwezigheid structureel door te schakelen naar een tweede persoon. Hoe u dat inricht, leest u in nooit meer gemiste gesprekken.
Veelgestelde vragen
Kan iemand anders mijn instellingen wijzigen als ik ziek ben?
Instellingen worden beheerd in het klantportaal. Iemand die toegang heeft tot uw inloggegevens kan de eindbestemming of welkomsttekst wijzigen. Deel die toegang alleen met iemand die u vertrouwt.
Moet ik bellers vertellen dat ik ziek ben?
Nee. Een neutrale melding dat u tijdelijk beperkt bereikbaar bent, is voldoende.