Een belgroep, in het Engels hunt group, is een verzameling telefoons die samen één nummer bedienen. Gaat het eerste toestel niet op, dan zoekt de centrale verder in de groep. Zo blijft uw nummer bereikbaar zolang er één iemand vrij is.
Hoe werkt een belgroep?
U koppelt een aantal bestemmingen aan één nummer, bijvoorbeeld de mobiele nummers van drie collega’s. Komt er een gesprek binnen, dan ‘jaagt’ de centrale op een vrije bestemming: vandaar de Engelse naam. Neemt niemand op binnen de ingestelde tijd, dan gaat het gesprek naar een eindbestemming zoals voicemail.
Een belgroep is eenvoudiger dan een volledige wachtrij met inloggende medewerkers. Er is geen rij waarin bellers wachten; de centrale probeert direct de bestemmingen.
Drie vormen van zoeken
Belgroepen verschillen in de manier waarop ze de volgende bestemming kiezen:
- Lineair: altijd beginnen bij de eerste in de lijst. Wie bovenaan staat, krijgt de meeste gesprekken.
- Circulair: beginnen bij de bestemming na degene die het vorige gesprek kreeg. Het werk wordt zo gelijker verdeeld.
- Alles tegelijk: alle bestemmingen gaan tegelijk over, de eerste die opneemt krijgt het gesprek.
Voorbeelden uit de praktijk
Een klein advieskantoor met twee vennoten zet beide mobiele nummers in een lineaire groep: eerst de vennoot die op kantoor zit, dan de ander. Een verhuurbedrijf met vier medewerkers die elk om de beurt de telefoon doen, kiest een circulaire groep zodat niet steeds dezelfde persoon wordt gestoord. Een klein team dat zo snel mogelijk wil opnemen, laat alle telefoons tegelijk overgaan.
In al deze gevallen blijft het nummer op de website hetzelfde. Neemt er een collega bij of vertrekt er iemand, dan past u alleen de groep aan.
Waar let u op?
Een belgroep werkt alleen goed als de bestemmingen meewerken. Mobiele telefoons met een persoonlijke voicemail die snel opneemt, ‘winnen’ het gesprek soms voordat de volgende in de groep aan de beurt is. De beller belandt dan in de voicemail van één medewerker, terwijl een collega vrij was. Zet de persoonlijke voicemail uit of laat hem pas na langere tijd opnemen. Meer daarover in doorschakelen naar mobiel.
Denk ook aan de beltijd per bestemming. Te kort, en de medewerker heeft zijn telefoon nog niet gepakt. Te lang, en de beller moet onnodig wachten voordat de volgende het probeert.
Belgroep of wachtrij?
Krijgt u regelmatig meer gesprekken tegelijk dan er mensen zijn, dan is een wachtrij beter: bellers horen dat ze in de beurt zijn in plaats van een bezettoon of voicemail. Een belgroep past bij kleine teams met een wisselend maar overzichtelijk aantal gesprekken. Hoe gesprekken in de online telefooncentrale worden doorgestuurd, leest u bij doorschakelen. Bij Zakelijkenummers.nl kiest u samen met een expert welke opzet past.
Veelgestelde vragen
Hoeveel telefoons kan ik in een belgroep zetten?
Dat hangt af van uw inrichting. Bespreek met uw expert hoeveel bestemmingen u wilt koppelen en in welke volgorde.
Kunnen vaste en mobiele nummers in één groep?
Het servicenummer schakelt door naar elke vaste of mobiele lijn, dus u kunt beide soorten bestemmingen gebruiken.