Eerste hulp bij servicenummer storing

Storing

Een servicenummer storing is een zeldzaamheid, maar dat wil niet zeggen dat er nooit iets fout kan gaan. Hierbij geldt natuurlijk ook; hoe complexer de applicatie achter uw servicenummer, hoe groter de kans op (menselijke) foutjes. Zo kan er bij een uitgebreid keuzemenu vanzelfsprekend meer fout gaan dan bij een directe doorschakeling. Gelukkig kunt u zelf ook zaken uitsluiten of oplossen en dit artikel is geschreven om u daarbij te helpen. Wilt u uw storing direct aanmelden, of heeft u geen toegang tot uw IVR omgeving? Scroll dan direct naar ‘Neem contact met ons op.’

Wat kunt u zelf doen bij een servicenummer storing?

Heeft u de inlog gegevens van uw IVR omgeving?

Onderstaande checklist is bedoeld om u te helpen bij het zelf opsporen en eventueel oplossen van mogelijke servicenummer problemen. Hierbij is het wel van belang dat u minimaal over de inlog gegevens beschikt van uw IVR omgeving. Een servicenummer wordt vaak in combinatie met een IVR abonnement afgesloten, maar ook zonder IVR abonnement zou u moeten kunnen inloggen in de IVR portal. Dit is namelijk gratis inbegrepen bij elk servicenummer en hiermee kunt u in ieder geval rapportages/statistieken bekijken. Mocht het zo zijn dat u niet over deze gegevens beschikt dan vernemen wij dit graag zodat wij u deze kunnen verstrekken. Daarnaast is de checklist geordend op basis van uw IVR abonnement en de bijbehorende rechten, het kan dus zijn dat u niet alles zelf kunt controleren en/of wijzigen.

Een handige checklist

  1. Zijn de ‘mislukte’ gesprekken te zien in de rapportages?<
    Elke klant met een servicenummer krijgt bij ons gratis de mogelijkheid om rapportages/statistieken te bekijken. In de rapportage kunt u o.a. bekijken wanneer er gebeld is en hoe lang de gesprekken hebben geduurd. Deze statistieken komen daarom ook van pas bij het opsporen van eventuele problemen. Als u naar uw servicenummer belt en dit is niet terug te zien in de statistieken, neem in dat geval contact met ons op! Voor meer informatie m.b.t. het gebruik van statistieken, klik hier.
  2. Naar welk nummer wordt doorgeschakeld en werkt dit nummer naar behoren?
    De eindbestemming is het telefoonnummer waar naar doorgeschakeld wordt. Dit kunnen meerdere telefoonnummers zijn (ook zonder keuzemenu). Deze eindbestemming(en) geeft u op bij de oplevering van uw servicenummer maar dit kan in de tussentijd natuurlijk altijd gewijzigd zijn/worden door u of door ons. Weet u niet zeker wat de eindbestemming is? Kijk dan in uw IVR omgeving. Is het daar niet zichtbaar dan beschikt u waarschijnlijk niet over de rechten om de eindbestemming te zien of te wijzigen.
  3. Hoeveel telefoontjes kunt u tegelijkertijd op deze eindbestemming ontvangen?
    Een mobiele eindbestemming kan logischerwijs minder telefoontjes ontvangen dan bijvoorbeeld een callcenter. Stel; iemand belt naar uw servicenummer die wordt doorgeschakeld naar uw mobiele nummer, echter bent u al in gesprek. Zonder alternatief ‘overloop’ nummer of voicemail kan dit tweede telefoontje dan nergens afgeleverd worden. Dit kan opgelost worden door bijvoorbeeld één of meerdere doorschakel/overloop nummers in te stellen, en/of u kunt een melding afspelen waarin u verzoekt om het op een later tijdstip nog eens te proberen bij elk opvolgend telefoontje. Daarnaast kunt u natuurlijk ook altijd een keuzemenu en/of voicemail (laten) instellen op uw servicenummer.
  4. Wat zijn uw openingstijden en staan deze goed ingesteld?<
    Veel bedrijven maken gebruik van een openingstijden schema op het servicenummer. Een glaszetter, dierenambulance of autosleepbedrijf moet vaak 24/7 bereikbaar kunnen zijn, maar voor de meeste bedrijven geldt dat er niet dag en nacht iemand is om de telefoon op te nemen. In zulke gevallen is het handig om een openingstijden schema te hebben. Logischerwijs kan dit problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld de openingstijden zijn gewijzigd, verkeerd staan ingesteld of omdat bijvoorbeeld een melding, eindbestemming of voicemail niet meer naar behoren werkt. Wanneer u een openingstijden schema heeft en de rechten om deze te bekijken/wijzigen, dan vindt u dit schema terug in de IVR portal onder ‘Availability’.
  5. Bekijk ook onze handleidingen pagina.
    Hier kunt u een handleiding terugvinden van onze IVR portal.

Assistentie nodig?

Neem contact met ons op en/of vul onderstaand storingsformulier in.

Voor uw gemak vindt u hieronder een vragenlijst. We verzoeken u deze vragenlijst, voorzien van uw antwoorden, altijd bij uw storingsmelding mee te sturen om te voorkomen dat we hier alsnog naar moeten vragen en daarmee kostbare tijd verkwisten. Ook als het antwoord op elke vraag “Dat weet ik niet” is, vernemen wij het graag!

Direct contact opnemen

Vanzelfsprekend kunt u ook direct contact opnemen met ons om uw specifieke situatie te bespreken, of omdat er nog iets niet helemaal duidelijk is. We zijn u graag van dienst!